Patrząc na zarządzanie ryzykiem lub zarządzanie bezpieczeństwem, najczęściej skupiamy swoją uwagę na potencjalnych stratach wynikających z kradzieży, niekiedy oszustwa, do których dochodzi „tu i teraz”. Jednak biznes jest narażony także na straty które ujawniają się po czasie, niekiedy po wielu latach. Dlatego są trudne w zarządzaniu, ale czy jednak niemożliwe?
Przykładem takiego ryzyka są roboty zanikające w gruncie. Znane z wielu inwestycji, ale równie dobrze znane z … sentencji wyroków sądowych. Niestety ta sprawa dość często nie jest widziana przez menedżerów bezpieczeństwa, a nawet prawników. W przypadku tych prac występuje szereg ryzyk, jakich doświadczają zarówno inwestorzy ze strony firm wykonawczych, jak i firmy wykonawcze ze strony podwykonawców. Jest jeszcze inspektor nadzoru, który zgodnie art. 25 Prawa budowlanego reprezentuje inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem oraz zapewnienie właściwej jakości prac. Inspektor ustawowo jest także zobowiązany do kontroli i odbiorów „…robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających…”. On także może stanowić ryzyko.
Przedsiębiorca może tu ucierpieć na wiele sposobów, poczynając od niewykonania pracy w ogóle, np. brak warstwy izolacyjnej, poprzez wykonanie tych prac niezgodnie z projektem, np.: wykonanie fundamentu zamiast ze ścianami skośnymi, to prostopadłymi, albo „niewielka” zmiana kąta skrętu rurociągu, aż do wykonywania tych prac z materiałów innych niż przewidziano w projekcie, już choćby z betonu innej klasy. Ryzyk jest wiele, podobnie jak symptomów ich występowania już w trakcie realizacji inwestycji a nawet na etapie negocjacji. Dostawa betonu na zmianie nocnej, gotowe próbki betonu, czy pospieszne zasypywanie wykopów „bo następny wykonawca jutro musi wejść na plac budowy” to tylko niektóre przykłady niepokojących symptomów.
Kluczowym elementem jest niepozorny dokument: Protokół prac zanikających w gruncie. Na nic jednak się on nie zda, jeśli nie będziemy mieli kontroli zarówno nad jego kształtem, procesem jego wprowadzenia do umowy i jego sporządzaniem w trakcie inwestycji. Negocjacje kontraktu pozwalają na ujawnienie symptomów problemów w trakcie inwestycji. Często zdarza się, że wzór wykonawcy jest jedynym słusznym, a jakiekolwiek próby modyfikacji natrafiają na poważny opór. To sygnał, który powinien skłaniać nas do szczególnej ostrożności. Samo brzmienie protokołu także ma fundamentalne znaczenie.
Kto jest uprawniony do podpisania?
Kto powinien być obecny w trakcie jego sporządzania?
Jak dokumentacja powinna zostać przedstawiona podczas odbierania prac?
To tylko niektóre pytania na które trzeba odpowiedzieć PRZED zawarciem umowy.
Jednak zarządzenie ryzykiem na etapie tworzenia umowy, co do znaczenia którego nie ma wątpliwości, jest dopiero początkiem. Spotkaliście sytuacje, gdy protokół był podpisany zanim przybyliście na miejsce, wykop zasypany, „bo następny już wchodzi na plac budowy”, a „…inspektor nadzoru musiał pilnie wyjechać…”? To ostatni dzwonek, że coś jest nie tak. Dlatego zarządzanie ryzykiem dotyczy nie tylko samego kontraktu, ale także personelu:
Komu powierzamy ważne obowiązki?
Jak oceniamy jego wiarygodność?
Jak zbudujemy proces odbioru, aby mimo przekonania o właściwej osobie na właściwym miejscu, uczynić go odpornym na ryzyko personalne.
Pamiętajmy że ludzie się zmieniają. Zmienia się charakter, odporność na pokusy, ale zmieniają się także ludzie – odchodzą z pracy, chorują, czasem niestety odchodzą na zawsze … Kontrakt musi być na te ryzyka przygotowany.
Dlaczego to ważne, mówią choćby takie sentencje wyroków: "…jako osoba uprawniona do wystawiania dokumentu jako inspektor nadzoru podpisał Protokół odbioru wykonanych robót poświadczając w nich nieprawdę co do wykonania w 100 procentach robót opisanych jako posadzka na gruncie…”.
Jak widać Protokół robót zanikających w gruncie to dokument bardzo ważny.
Proces zarządzania tym ryzykiem ma jeszcze dwie ważne cechy. Skutki nienależytego wykonania prac zanikających z gruncie z reguły ujawniają się po latach, gdy zdolność wykonawcy do poniesienia odpowiedzialności zaczyna być problematyczna, a niekiedy dochodzenie roszczeń nie jest już możliwe wcale, bo wykonawca „zniknął”. Koszty zlekceważenia tego procesu mogą być naprawdę duże i wcale nie muszą się ograniczać tylko do kosztów naprawy. To właśnie ten drugi, jeszcze bardziej istotny, aspekt, mianowicie uderzenie w ciągłość biznesu. Awaria jest z reguły zdarzeniem niespodziewanym, a jej wystąpienie utrudnia, a czasem w ogóle zatrzymuje nasze operacje.
Ryzyko leżące gdzieś głęboko w ziemi, może być zagrożeniem dla bytu firmy.
No właśnie, to ryzyko leży w ziemi, czy w protokole robót zanikających w gruncie?
W mojej ocenie droga do ziemi prowadzi przez tenże protokół.